CRM para escritório de advocacia: o que controlar e o que a OAB não permite
Todo escritório tem um CRM, mesmo que ninguém o chame assim. Às vezes é uma planilha, às vezes é o WhatsApp da secretária, às vezes é a memória do sócio. O problema aparece quando a planilha fica velha, a secretária sai de férias ou o sócio esquece de ligar de volta para quem pediu uma proposta de honorários.
O que um CRM jurídico precisa ter
• Uma ficha por cliente: dados de contato, processos, intimações, prazos, cobranças e o histórico do que foi conversado. Se cada informação mora num lugar, ninguém consulta.
• Um funil de atendimento: primeiro contato, consulta, proposta de honorários, contrato assinado. Ver quantas propostas estão paradas, e há quantos dias, é o que separa o escritório que cresce do que só atende.
• Retornos agendados: "ligar na quinta para saber da proposta" precisa virar lembrete com dono e data, não um post-it.
• Motivo de perda: quem não fechou foi por preço, por prazo ou porque escolheu outro escritório? Sem esse registro, o mesmo erro se repete.
• Exportação livre: os dados são do escritório. Planilha de saída a qualquer momento.
O que não fazer
O Código de Ética e Disciplina da OAB (art. 7º) e o Provimento 205/2021 vedam a captação de clientela e a mercantilização da profissão. Na prática, o CRM do escritório serve para organizar quem procurou o escritório e quem já é cliente. Não serve para:
• disparar mensagens em massa para listas compradas ou contatos que não pediram;
• procurar pessoas ou empresas em dificuldade para oferecer serviços;
• prometer resultado em mensagem de acompanhamento.
Mensagem ao cliente continua sendo do advogado, uma a uma, com o tom informativo que o Provimento exige.
O erro mais comum: digitar tudo de novo
CRM abandonado quase sempre morreu por falta de digitação. O caminho é aproveitar o que já existe: a carteira de processos (as partes que se repetem são, em geral, clientes), a planilha de clientes que o escritório já tem e as intimações que chegam todo dia.
Na Plataforma Jurídica exkmo, o CRM está em todos os planos. A ficha do cliente se monta sozinha: os processos em que o nome dele aparece como parte entram na hora, com as intimações do DJEN, os prazos e as cobranças. A planilha é importada em minutos, o funil mostra as propostas paradas e o WhatsApp abre no celular do advogado, sem envio automático. Escritório que já usa outro CRM ou o CPJ pode integrar pela API e por webhooks.